Gerdak Sanja
Mariborski vodovod, javno podjetje, d.o.o., Maribor, Slovenija / Water Utility Company Maribor, Maribor, Slovenia
Priprava notranjih pravil v podjetju Mariborski vodovod d. o. o.
Preparation of Internal Rules at the Maribor Water Supply Company
(Moderna arhivistika 2022, 5 (1), str./pp. 135–142)
https://doi.org/10.54356/MA/2022/XDRE7790
Izvleček:
Mariborski vodovod d.o.o. je kot javnopravna oseba s strani Arhiva Republike Slovenije prejel v letu 2020 potrjena Notranja Pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva s čimer zagotavlja zakonsko skladno e-hrambo in pravno veljavnost (tudi na sodišču) hranjenih e-dokumentov in digitaliziranih dokumentov. Notranja pravila obsegajo področje prejetih in izdanih računov, dokumentov nabavnega postopka in dokumente vhodne, izhodne in interne pošte podjetja. Verjetno se le malokdo prav zaveda kaj sprejetje notranjih pravil pomeni. Predvsem to, da dopušča, da imamo lahko dokumente iz zgornjih področij samo v elektronski obliki. Pred tem moramo 100 % zagotoviti, da se postopki izvajajo. Ključno pri tem je, da izvajamo vse delovne postopke skladno s potrjenimi notranjimi pravili na način kot je zapisano: od prejetja dokumenta, skeniranja oz. digitalizacije, evidentiranja, spremljanja kvalitete zajema in sledljivosti, do arhiviranja, skrbi za varnostne kopije, kontrol in vodenja dokumentacije. Ključne prednosti e-poslovanja so zmanjšanje fizičnega prostora, potrebnega za hrambo, zmanjšana poraba papirja in skrb za okolje, povečanje učinkovitosti postopkov, hitrejše iskanje in povečanje zadovoljstva odjemalcev in poslovnih partnerjev, saj so storitve hitrejše. Slabosti so zahtevna zakonodaja, večji stroški za informacijsko tehnologijo, informacijsko varnost in izobraževanje zaposlenih ter višji stroški za morebitna potrebna svetovanja zunanjih izvajalcev. Področje e-procesov, e-dokumentacije in e‑hrambe je zahtevno in zahteva od vseh zaposlenih veliko skrb in odgovornost. V prispevku bodo predstavljeni izzivi priprave notranjih pravil s praktičnega vidika, ki bodo v pomoč podjetjem, ki se odločajo, da pristopijo k pripravi notranjih pravil za zajem in hrambo elektronskega gradiva, ki ga je v današnji digitalni dobi vedno več pri poslovanju podjetij.
Ključne besede:
Mariborski vodovod, notranja pravila, e-hramba, e-poslovanje, e-procesi
Abstract:
Preparation of Internal Rules at the Maribor Water Supply Company
Maribor Water Supply Company received confirmation of the Internal Rules for the Capture and Storage of Digital Records in 2020 and thus provides legally compliant digital storage and legal validity of stored digital and digitized records. Internal rules are valid for the field of received and issued invoices, records of the purchase procedure and records of the company's outbound, received and internal mail. Internal rules provide safe storage of mentioned digital documents. However, all defined procedures must be followed: from receiving records, their digitization, recording, monitoring quality of capture and traceability, to archiving, monitoring backup copies and documenting. Key advantages of e-business encompass lesser storage space, less paper and greater care for the environment, more efficient procedures, faster searching and greater satisfaction of clients and business partners. There are some disadvantages: complicated legislation, higher costs of technology, information safety and education of employees, higher costs of external advisors. The field of e-processes, e-records and e-storage is complicated and demands great care and responsibility on the employees' side. The article presents challenges of preparing internal rules from the practical point of view, which will help companies deciding to approach this task.
Key words:
Maribor Water Supply Company, internal rules, e-storage, e-business, e-processes
