mag. Hedvika Zdovc
Zgodovinski arhiv Celje, Slovenija / Historical Archives Celje, Slovenia
Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v stalni zbirki na upravnih enotah na območju Zgodovinskega arhiva Celje
Preservation of Current and Archival Records in the Permanent Collection of the Administrative Units in the Territory of the Celje Historical Archives
(Moderna arhivistika 2024, 7 (2), str/pp. 105-117)
https://doi.org/10.54356/MA/2024/MBTA1158
Citiranje:
Zdovc, H. (2024). Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v stalni zbirki na upravnih enotah na območju Zgodovinskega arhiva Celje. In Moderna arhivistika: Vol. 2024 (7) (Issue 2, pp. 105–117). Pokrajinski arhiv Maribor. https://doi.org/10.54356/ma/2024/mbta1158
Izvleček:
Vsak posamezen upravni organ ima lahko le eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Stalna zbirka mora biti ločena od tekoče zbirke. V njej mora biti dokumentarno gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo, prav tako mora biti onemogočena njegova neupravičena sprememba ali uporaba.
Do približno leta 2003 so upravne enote hranile v depojih dokumentarno in arhivsko gradivo samo v fizični obliki. S sprejetjem Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št. 57/2000) ter Uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 91/2001) pa sta se tudi na upravnih enotah v Republiki Sloveniji začela postopno uvajanje in uporaba informacijske tehnologije na področju upravnega poslovanja, s tem pa so začele tudi nastajati nove oblike zapisov in hrambe le-teh v informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti.
Na podlagi opravljene analize stanja upravnega poslovanja na upravnih enotah v Celju, Krškem, Brežicah in Šentjurju pri Celju bo avtorica v prispevku predstavila, kdaj se je poleg hrambe fizičnih oblik zapisov začelo hraniti v stalni zbirki dokumentarnega gradiva tudi digitizirano ali izvorno digitalno gradivo in v katerih oblikah zapisov je le-to shranjeno. V stalni zbirki se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.
Ključne besede:
dokumentarno gradivo, arhivsko gradivo, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, upravna enota, informacijski sistem upravljanja z dokumenti, hibridno gradivo
Abstract:
Preservation of Current and Archival Records in the Permanent Collection of the Administrative Units in the Territory of the Celje Historical Archives
Each administrative body can have only one permanent collection of documents. It must be kept separated from the current collection. The permanent collection must be protected against damage, destruction and loss, and its unauthorized modification or use must be prevented.
Until approximately 2003, documents and archives at administrative units were stored in depots only in physical form. With the adoption of the Act on Electronic Business and Electronic Signatures (Ur. l. RS, št. 57/2000) and Decree on Office Operations (Ur. l. Rs, št. 91/2001) information technology in the field of administrative operations also began to be used in administrative units in the Republic of Slovenia, and thus the emergence of new formats and their storage in information systems for document management (EMRS).
Based on an analysis of the state of administrative operations at the Administrative Units Celje, Krško, Brežice, Šentjur pri Celju, the author presents when, in addition to the physical form of documents, digitized or original digital material began to be stored in the permanent collection of documents, and in which formats they are stored. In this collection, documents are kept until the expiry of retention period or until archives are transferred to the competent archives.
Key words:
records, archival records, hybrid records, permanent collection of records, administrative units, information system for records management
