Anouk Stephano, MA
Municipal and Provincial Archives of Vienna, Vienna, Austria / Mestni in deželni arhiv na Dunaju, Avstrija
No Archiving Without Records Management. Practical Insights From The Municipal and Provincial Archives of Vienna (Full text)
Brez upravljanja z dokumentarnim gradivom ni arhiviranja: praktični vpogled v Mestni in deželni arhiv na Dunaju
(Moderna arhivistika 2026, 9(1), str/pp. 151-163)
https://doi.org/10.54356/MA/SBYQ8339
Citiranje:
Stephano, A. (2026). No Archiving Without Records Management. Practical Insights From The Municipal and Provincial Archives of Vienna. Moderna Arhivistika, 1(9), 151. https://doi.org/10.54356/ma/sbyq8339
Abstract:
This paper outlines the measures initiated by the Municipal and Provincial Archives of Vienna within the framework of the GEMMA 3.0 program that focuses on the disposal and archiving workflow from the electronic file management system of the city administration. In their advisory role, archivists provide ongoing support to ensure file plans are implemented correctly within the system. The paper presents the analytical methods and practical tools developed for systematic data cleaning to ensure consistent metadata and long-term accountability. The author offers a conclusion regarding the engagement of archivists in the records management of their record-creating bodies and pleads for a proactive role as a consistent part of archival work.
Keywords:
records management, file plan, electronic file management system, disposal, digital archiving
Izvleček:
Brez upravljanja z dokumentarnim gradivom ni arhiviranja: praktični vpogled v Mestni in deželni arhiv na Dunaju
V tem prispevku so predstavljeni ukrepi, ki jih je uvedel Mestni in deželni arhiv Dunaja v okviru programa GEMMA 3.0. Le-ta se osredotoča na potek izločanja in arhiviranja v okviru sistema za upravljanje z elektronskim gradivom mestne uprave. Arhivisti s svojo svetovalno vlogo zagotavljajo stalno podporo za pravilno izvajanje klasifikacijskega načrta znotraj sistema. Članek predstavlja analitične metode in praktična orodja, razvita za sistematično čiščenje podatkov, s čimer zagotavljajo doslednost metapodatkov in dolgoročno sledljivost. Avtorica ponuja sklepne ugotovitve o vključevanju arhivistov v upravljanje z dokumentarnim gradivom ustvarjalcev in se zavzema za njihovo proaktivno vlogo kot sestavni del arhivskega dela.
Ključne besede:
upravljanje z dokumentarnim gradivom, klasifikacijski načrt, sistem za upravljanje z elektronskimi dokumenti, izločanje, digitalno arhiviranje
