Dolžnosti javnopravnih oseb po ZVDAGA
Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo.
Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti ogled dokumentarnega gradiva ter mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu, pod pogoji, ki jih določa zakon.
Javnopravne osebe morajo sodelovati s pristojnim arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Prav tako morajo navesti, katero dokumentarno gradivo ima trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb.
Javnopravne osebe morajo odbrati arhivsko gradivo iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva iz 34. člena tega zakona ter izdelati popis odbranega gradiva.
Javnopravne osebe morajo obvestiti pristojni arhiv o statusnih spremembah ter spremembah na področju upravljanja z dokumentarnim gradivom.
Javnopravne osebe morajo tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.
Za izvajanje obveznosti iz prejšnjih odstavkov morajo javnopravne osebe zagotavljati ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje ter določiti osebo, odgovorno za izvajanje teh obveznosti.
Uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom, in delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu. Opravljeni preizkus strokovne usposobljenosti velja na celotnem območju Republike Slovenije.
Odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
Pri odbiranju arhivskega gradiva se mora javnopravna oseba ravnati po pisnem strokovnem navodilu, dodatnih strokovnih navodilih za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva ter strokovno-tehničnih navodilih za gradivo v digitalni obliki, pravilih arhivske stroke in predpisih, ki urejajo varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva.
Zakonodaja, ki ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uradni list RS, št. 30/06, 51/2014,
- Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP), Uradni list RS, št. 85/2016,
- Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG), Uradni list RS, št. 42/2017,
- Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, Uradni list RS, št. 66/2016,
- Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, Uradni list RS, št. 118/20,
- Enotno pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva notarjev, z dne 16. 1. 2024, dokument št. 62512-27/2022-3341-4, Arhiv Republike Slovenije,
- Zakon o notariatu (ZN), Uradni list RS, št. 13/1994, 48/1994, 82/1994, 73/2004, 23/2005, 98/2005, 4/2002, 17/2006, 115/2006, 2/2007, 45/2005, 91/2013, 130/2022,
- Pravilnik o poslovanju notarja, Uradni list RS, št. 50/1994, 28/1995, 18/2009, 30/2011
Izročitev arhivskega gradiva arhivu
Javnopravne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva, če se z arhivom ne dogovori drugače, in sicer tudi gradivo:
- ki vsebuje osebne podatke v skladu s predpisi, ki urejajo področje osebnih podatkov;
- ki vsebuje tajne podatke v skladu s predpisi, ki urejajo področje tajnih podatkov;
- ki je posebej varovano kot zaupno, če tako določa zakon ali poslovnik državnega organa ali organa samoupravne lokalne skupnosti.
Kot javno arhivsko gradivo, ki ga je javnopravna oseba dolžna izročiti v roku iz prejšnjega odstavka, se lahko štejejo tudi spletne objave in izvod internih, službenih in poslovnih publikacij, letakov, reklamnih objav in podobnega gradiva, ki ga je objavila javnopravna oseba.
Kadar je gradivo iz prvega in drugega odstavka tega člena pri ustvarjalcu še vedno v uporabi in je nujno potrebno za njegovo poslovanje, se tridesetletni rok izročitve javnega arhivskega gradiva za posamezno gradivo iz prvega in drugega odstavka tega člena izjemoma lahko podaljša.
Javnopravna oseba je dolžna izročiti javno arhivsko gradivo pristojnemu arhivu v izvirniku, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno po navodilih pristojnega arhiva. V zapisniku o izročitvi in prevzemu je dolžna navesti morebitne omejitve dostopnosti in razloge v skladu s 65. členom ZVDAGA, v popisu gradiva pa konkretno navesti roke nedostopnosti za posamezne popisne enote gradiva.
Dolžnosti javnopravnih oseb pri varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva
Izročanje arhivskega gradiva
Javnopravna oseba mora arhivsko gradivo, določeno s temi pisnimi strokovnimi navodili, izročiti v izvirniku, brez tehnoloških omejitev dostopa, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah, očiščeno sponk in plastičnih ovojev, ter tehnično opremljeno.
V zapisniku o prevzemu in izročitvi morajo biti navedene morebitne omejitve dostopnosti in razlogi v skladu s 65. členom ZVDAGA.
Elementi popisa arhivskega gradiva
Arhivsko gradivo je popisano skladno s 23. členom UVDAG, če javnopravna oseba po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis arhivskega gradiva, ki vsebuje elemente:
- naziv javnopravne osebe, od katere izvira arhivsko gradivo,
- obdobje (začetno in končno leto), v katerem je nastalo arhivsko gradivo,
- skupni obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih ali s številom tehničnih enot (ovojev, map, škatel, fasciklov, knjig, kolutov ipd.) ter s številom logičnih enot, kadar se prevzemajo digitalni nosilci zapisa oziroma podatki v digitalni obliki,
- zaporedne številke tehničnih enot,
- zapis vsebine arhivskega gradiva v tehničnih enotah oziroma oznake osnovnih enot združevanja dokumentov po vsebini ali vrstah gradiva,
- ime in priimek delavca, ki je izdelal popis arhivskega gradiva,
- datum izdelave popisa arhivskega gradiva.
Pristojni arhivist bo po prejemu obvestila o začetku odbiranja in popisovanja gradiva izdelal ustrezno tabelo za popis gradiva, ki bo predmet izročitve.
Tehnična opremljenost arhivskega gradiva
Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, je tehnično opremljeno, če so:
- osnovne enote združevanja dokumentov vložene v papirnate ovoje, mape ali drugo zaščitno opremo, ti pa vloženi v tehnične enote (arhivske škatle, kolute in drugo ustrezno opremo),
- filmski in mikrofilmski trakovi opremljeni s kovinskimi ali plastičnimi koluti,
- elektronski nosilci zapisa v neprosojnih plastičnih škatlah.
Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, ne sme biti speto s kovinskimi sponkami in drugimi kovinskimi predmeti in ne sme biti shranjeno v plastičnih mapah.
Tehnične enote morajo biti opremljene z napisi, ki vsebujejo:
- naziv javnopravne osebe, po potrebi tudi naziv organizacijske enote, od katere izvira arhivsko gradivo,
- oznako vsebine gradiva v tehnični enoti (klasifikacijski znak)
- obdobje nastanka gradiva (datumi ali letnice)
- zaporedno številko tehnične enote.
 | POMEMBNO! Pred nakupom arhivskih škatel, je potrebno pridobiti mnenje arhiva. |
Dokument: Zahteve in lastnosti tehnične opreme |
Stroški odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave
Javnopravna oseba krije stroške v zvezi z odbiranjem, tehnično opremo in izročanjem arhivskega gradiva v Pokrajinski arhiv Maribor (vključno s prevozom oziroma dostavo).
Gradivo v digitalni obliki
Gradivo v digitalni obliki je tisto gradivo, ki je nastalo ali je bilo prejeto v elektronski obliki in ga za dosego učinkov, zaradi katerih je nastalo, oziroma njegovo pravno veljavnost ni potrebno natisniti oz. podpisati ali preoblikovati v drugo obliko zapisa (primeri: elektronska pošta, evidence, vodene v digitalni obliki).
Javnopravna oseba je dolžna:
- slediti natančno določenim fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe,
- sprejeti notranja pravila za zajem in hrambo (vsebino določa poglavje III Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva) kot interni pravni akt,
- sprejeta notranja pravila dokazljivo izvajati,
- uporabljati pri Arhivu Republike Slovenije certificirano strojno in programsko opremo,
- najemati oz. uporabljati le pri Arhivu Republike Slovenije certificirane storitve, povezane z zajemom in hrambo gradiva v digitalni obliki.
Obliko (formate) gradiva, strukturo podatkov (vključno z metapodatki) ter način izročanja gradiva v digitalni obliki bo pristojni arhiv določil s posebnimi strokovno-tehničnimi navodili.
Statusne spremembe, prenehanje in preoblikovanje javnopravnih oseb
Javnopravna oseba mora seznaniti Pokrajinski arhiv Maribor s svojo organizacijsko strukturo, pristojnostmi oziroma nalogami, predmetom poslovanja, funkcijami in dejavnostjo, načinom upravnega poslovanja ter evidencami o dokumentarnem gradivu. Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali organizacije mora to sporočiti Pokrajinskemu arhivu Maribor najpozneje v 30 dneh zaradi dopolnitve oziroma izdelave novega pisnega navodila.
Organ, ki izvaja postopek prenehanja oziroma izvaja statusno spremembo javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika, mora pred prenehanjem javnopravne osebe obvestiti o tem Pokrajinski arhiv Maribor in poskrbeti za odbiranje in izročanje arhivskega gradiva v skladu z arhivskim zakonom in uredbo. Organizacijska enota javnopravne osebe, ki je v postopku prenehanja oziroma statusne spremembe, mora o tem obvestiti organizacijsko enoto, pristojno za upravljanje dokumentarnega gradiva v organu, in pred prenehanjem poskrbeti za strokovno obdelavo arhivskega in dokumentarnega gradiva.
Izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva s pretečenimi roki hrambe
Pred izločanjem in uničenjem dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in je nastalo pred izdelavo prvega pisnega strokovnega navodila, je treba obvestiti Pokrajinski arhiv Maribor in ga do izdelave strokovnih navodil obravnavati v celoti kot arhivsko gradivo.
Pokrajinskemu arhivu Maribor je potrebno poslati seznam dokumentarnega gradiva, ki ga namerava javnopravna oseba uničiti oziroma oddati v industrijsko predelavo. Šele ob soglasju arhiva se sme dokumentarno gradivo potem tudi dejansko uničiti.
