Lucia STEFAN, Dipl. Eng., M.Sc.
Independent Consultant, Romania
Cel članek / Full text article
The Continuum Document-to-Record and Its Impact in Managing Documents
Model kontinuitete zapisov in njegov vpliv na upravljanje z dokumenti in zapisi
(Moderna arhivistika 2023, 6 (2), str./pp. 293–307)
https://doi.org/10.54356/MA/2023/FXIL9657
Abstract:
The most widespread piece of unstructured content in the corporate world is the electronic document. Electronic documents are everywhere, on network drives, as attachments in emails, in content and document management systems, etc. Yet while corporate and archive records benefit from a large body of knowledge, academically and procedurally, the documents are vaguely defined, poorly understood, and badly managed or more often, not at all.
This paper will demonstrate that there is no strict separation between the documents and records but a continuum between the ephemeral document and the trustworthy record. The outcome of the recognition of the continuum document-to-record is a new approach in the management of documents.
Key words:
continuum, document, record, recordness, quasi-records
Izvleček:
Model kontinuitete zapisov in njegov vpliv na upravljanje z dokumenti in zapisi
Najbolj razširjene nestrukturirane vsebine v poslovnem svetu so elektronski dokumenti. Najdemo jih povsod – na omrežnih pogonih, kot priloge v e-pošti, v sistemih za upravljanje vsebin in dokumentov itd. Čeprav poslovni in arhivski zapisi izhajajo iz obsežnega znanja, tako akademskega kot postopkovnega, so elektronski dokumenti slabo opredeljeni in razumljeni, z njimi se upravlja pomanjkljivo ali – še pogosteje – sploh ne.
Prispevek bo pokazal, da ni stroge ločitve med dokumenti in arhivskimi zapisi, temveč obstaja več stanj na črti kontinuiete od kratkotrajnega (efemernega) dokumenta do zaupanja vrednega arhivskega zapisa. Na podlagi ugotovitve obstoja te kontinuitete nastaja nov pristop k upravljanju z zapisi.
Ključne besede:
kontinuiteta, dokument, zapis, zapisljivost, kvazizapisi
