Rojko Jelka, Pirš Particija
Univerzitetni klinični center Maribor, Slovenija / University Medical Centre Maribor, Slovenia
Digitalizacija vhodne pošte z dokumentnim sistemom in e-hrambo v UKC Maribor – razlogi za uvedbo digitalizacije in izkušnje z dokumentnim sistemom
Digitization of Inbound Mail Using a Records' Managements System and E-storage at the University Medical Centre Maribor - (Reasons for Implementing Digitization and Experiences with Records' Managements Systems)
(Moderna arhivistika 2022, 5 (1), str./pp. 186–190)
https://doi.org/10.54356/MA/2022/RROK9426
Izvleček:
V prispevku avtorici predstavljata projekt digitalizacije vhodne pošte v UKC Maribor z dokumentnim sistemom izbranega ponudnika na javnem razpisu. Pri tem izhajata iz dejstva, da vhodna pošta v fizični obliki do naslovnika prispe veliko pozneje kot vhodna pošta v elektronski obliki. Ob razlogih za uvedbo digitalizacije vhodne pošte so predstavljene aktivnosti, ki jih je bilo potrebno opraviti, da se je postopek digitalizacije lahko uvedel. Namen prispevka je prikaz praktičnega primera, kako doseči pohitritev postopkov upravljanja vhodne pošte, kako centralizirati postopke upravljanja vhodnih dokumentov in se soočiti z vsebinskimi izzivi dokumentnega sistema z vidika funkcionalnosti. Cilj prispevka je potrditev teze, da z uvedbo digitalizacije vhodne pošte pohitrimo postopke upravljanja z dokumenti vhodne pošte, optimiziramo celovitost, razpoložljivost in zaupnost dokumentov ter povečamo učinkovitost uporabnikov. Z uvedbo digitalizacije vhodne pošte se dviguje kvaliteta poslovanja in dolgoročno zmanjšujejo stroški poslovanja.
Ključne besede:
digitalizacija, vhodna pošta, dokumentni sistem, UKC Maribor
Abstract:
Digitization of Inbound Mail Using a Records' Managements System and E-storage at the University Medical Centre Maribor - (Reasons for Implementing Digitization and Experiences with Records' Managements Systems)
The authors present the project of digitizing inbound mail at the University Clinical Centre Maribor, using a records management system of a provider, chosen at the public tender. They lean on the fact that phisical mail reaches the adresee much later than main in digital form. In the article, the authors provide reasons for implementing digitization and activities, which were preformed. The purpose of the article is to present a practical example of managing inbound mail, centraizing procedures of incoming records management and facing challenges brought about by the use of a new records management system. The goal of the article is to confirm the thesis that the implementation of digitization improves the procedures of records management, optimizes the integrity, accessibility and confidentiallity of records and efficency of users.
Key words:
Digitization, inbound mail, records management system, Clinical Centre Maribor
