mag. Agnieszka LASKOWSKA
Arhivska služba za zasebni sektor Arpad, Poljska
dr. Tomasz Hajewski
Državni arhiv Katowice, Poljska
The implementation of the Integrated System of Archival Description (ZoSIA) at the State Archives in Katowice and the data protection
Implementacija integriranega sistema za arhivsko popisovanje (t. i. ZoSIA) v Državnem arhivu Katovice in varstvo podatkov
(Moderna arhivistika 2019, 2 (2), str/pp. 172-183)
https://doi.org/10.54356/MA/2019/SMAN2562
Abstract:
In 2017, the State Archives in Katowice implemented the Integrated System of Archival Description (ZoSIA). The project involved collecting data from existing databases, Sezam and IZA, and transferring them to the new database. ZoSIA operates online and is integrated with other archives in Poland. The researchers can access the database through the search engine at www.szukajwarchiwach.pl. Special focus has been put on data protection. The fonds that contain such data are excluded from online publication.
The paper discusses the process of the implementation with its challenges and solutions. It describes what kind of personal data is protected and how the fonds containing such data are excluded from the publication online. The implementation of ZoSIA in Poland marks the start of a new era in the Polish archives, the digital era.
Key words:
database, retro-conversion, digitization, data protection
Izvleček:
Implementacija integriranega sistema za arhivsko popisovanje (t. i. ZoSIA) v Državnem arhivu Katovice in varstvo podatkov
Državni arhiv Katovice je leta 2017 pričel z uporabo integriranega sistema za arhivsko popisovanje (ZoSIA). Projekt je vključeval zajem podatkov iz obstoječih sistemov Sezam in IZA ter njihov prenos v novo podatkovno zbirko. Sistem ZoSIA je spletno orodje in je implementiran tudi v ostalih poljskih arhivih. Raziskovalci lahko do njega dostopajo preko iskalnika www.szukajwarchiwach.pl. Posebna pozornost je bila namenjena varstvu osebnih podatkov. Fondi, ki take podatke vsebujejo, preko spleta niso dostopni.
Prispevek obravnava proces vpeljave sistema z vsemi izzivi in rešitvami. Opisuje, kateri osebni podatki so zaščiteni ter kako so fondi, ki jih vsebujejo, izključeni iz objave.
Implementacija Sistema ZoSIA na Poljskem označuje začetek novega, digitalnega obdobja v poljskih arhivih.
Ključne besede:
podatkovna zbirka, retrokonverzija, digitalizacija, varstvo podatkov
