COBISS iskanje

Zaključki in priporočila mednarodne arhivske konference 2017

Mednarodna konferenca Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, ki jo je v času od 5. od 7. aprila 2017 organiziral Pokrajinski arhiv Maribor v hotelu Radin v Radencih, je bila osredotočena na digitalno in digitalizirano arhivsko gradivo skozi perspektivo preteklosti, sedanjosti in prihodnosti.

Sodobna arhivska strokovna spoznanja in rezultate arhivskih strokovnih raziskav je predstavilo preko 40 različnih strokovnjakov iz Slovenije ter arhivskih služb Bosne in Hercegovine, Brazilije, Hrvaške, Gruzije, Makedonije, Romunije, Srbije in Švice. Ti so pripravili in objavili 32 prispevkov na 435 straneh. V skladu s programom sta bili izvedeni tudi dve delavnici.

Prispevki s konference so tradicionalno objavljeni v Zborniku recenziranih znanstvenih prispevkov mednarodne konference. Ta je dostopen tako v elektronski obliki na mediju kot tudi na posebni spletni strani zbornika (http://www.pokarh-mb.si/si/s/226/zbornik-mednarodne-konference-radenci-2017.html).

Na podlagi predstavljenih vsebin na konferenci ter izvedenih strokovnih razprav v formalni ali neformalni obliki lahko povzamemo naslednje arhivske strokovne ugotovitve, usmeritve in priporočila:

  1. Že nekaj časa ugotavljamo, da se v sodobni družbi eksponentno povečuje količina vsebin v elektronski obliki. Brez dvoma je to rezultat doseženega zaupanja v računalniške sisteme in s tem povezane zahteve po vedno večji varnosti in splošni uporabnosti elektronskih zapisov. To pa generira realne potrebe po njihovi dolgoročni hrambi ne samo za kasnejše dokazovanje pravnih, finančnih in drugih stanj ampak predvsem za ohranjanje kulturne dediščine. Prav zato si je v praksi potrebno prizadevati za upravljanje in celovit pristop k pretvorbi e-dokumentov v formate, ki so primerni za dolgoročno hrambo.
  2. Obstoječe izkušnje prevzemanja digitalnega arhivskega gradiva kažejo na veliko zahtevnost tako z arhivskega strokovnega, kot tudi tehnološkega stališča. Temu sorazmerna so zaznana tudi mnoga tveganja. Zato si morajo arhivski strokovni delavci prizadevati za dosledno standardizacijo, a hkrati tudi optimizacijo celote postopkov varstva elektronskega arhivskega gradiva. V tem kontekstu je potrebno posvečati potrebno skrb tudi varovanju in ohranjanju na videz obrobnih vsebin kot so npr. vsebine socialnih omrežij.
  3. Pričakovanja in zahteve v zvezi z digitalizacijo v arhivih se razvijajo od preprostih izvedb reprodukcij v smeri kompleksnih sistemov zajemanja, upravljanja in uporabe velikih količin digitalizatov. Tak razvoj ima svoja ozadja in zahteve v sodobnih arhivskih informacijskih sistemih, pa tudi v pomožnih zgodovinskih in drugih vedah, v veljavni zakonodaji ter standardih, oziroma v lokalnih, nacionalnih in nadnacionalnih politikah. V tej zvezi morajo arhivski strokovni delavci permanentno iskati takšne rešitve, ki so skladne tudi z zahtevami arhivske stroke.
  4. Velike količine digitalnega in digitaliziranega arhivskega gradiva ter s tem povezane globalne izmenjave podatkov ustvarjajo določene dvome v obstoječe arhivske strokovne rešitve. Ponovni premisleki glede arhivske strokovne terminologije, praktične implementacije arhivskih strokovnih načel in s tem povezane uporabe arhivskega gradiva postajajo sestavni del vsakdanjega arhivskega strokovnega dela. 
  5. Produkti arhivskih strokovnih aktivnosti so kljub mnogim prizadevanjem po univerzalni uporabi v mnogih primerih še vedno preveč elitistično omejeni. Tehnološke možnosti omogočajo zelo uspešno vključevanje invalidov tudi na področje upravljanja in uporabe arhivskega gradiva. V zvezi s tem pa si arhivski strokovni delavci si morajo prizadevati, da na operativnem nivoju izvajajo tisto, kar je že opredeljeno na taktičnem in strateškem nivoju.
  6. Vprašanja povezan z varstvom občutljivih podatkov predstavljajo velik izziv za celotno arhivsko strokovno javnost in to ne glede na to ali se ti nahajajo v fizični ali elektronski obliki. Upravljavci dokumentarnega gradiva in arhivski strokovni delavci morajo v zvezi s tem posvečati posebno pozornost različnim sistemskim anomalijam. Te je potrebno načrtno odpravljati in tako ustvarjati transparentne pogoje hrambe in uporabe tovrstnih podatkov v času in prostoru.
  7. Ob elektronskih oblikah dokumentacije pa arhivski strokovni delavci ne smemo pozabiti tudi na fizične oblike arhivskega gradiva, posebno skrb je potrebno posvečati pogojem hrambe in uporabe pri ustvarjalcih ter postopkom prevzema oz. predaje arhivskega gradiva v pristojne arhivske ustanove. Zagotavljanje materialnega varstva, še posebej ustreznih arhivskih skladiščnih pogojev v tem kontekstu predstavlja minimum za ohranjanje tovrstne kulturne dediščine.
  8. V sodobne času veliko izzivov in problemov s področja arhivske teorije in prakse rešujemo s pomočjo različnih projektov. Mnoge odlične ideje in izvedbe so finančno in tudi časovno omejene, kar pomeni, da je potrebno že na začetku projektov predvidevati rešitve poznejšega vzdrževanja in ohranjanja dosežkov v okviru posameznih projektov.
  9. Ne glede na objektivno splošni napredek na področju upravljanja z dokumentacijo pa je potrebno permanentno skrbeti za osnovne materialno tehnične pogoje hrambe arhivskega in dokumentarnega gradiva. Pri tem mislimo na ustrezna arhivska skladišča in druge potrebne prostore za izvajanje arhivske dejavnosti. Posebno skrb je potrebo posvetiti arhivskim zgradbam, ki morajo ustrezati mnogim strokovnim standardom. Pri tem pa velja ugotovitev, da zgolj prizadevanja arhivskih delavcev tu niso dovolj. Država in lokalne skupnosti so tisti dejavniki, ki so v največji meri odgovorni za realizacijo infrastrukturnih projektov, ki omogočajo hrambo arhivskega gradiva.
« Nazaj