COBISS iskanje

Priporočila s posvetovanj 2004-2013

Usmeritve in priporočila znanstvene konference Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2013«:

  1. Evropski parlament je leto 2013 razglasil za »evropsko leto državljanov«. V tem kontekstu arhivi in arhivska zakonodaja predstavljata dve izmed ključnih skupnih točk pri odpravljanju ovir za polno uveljavitev pravic državljanov. Za doseganje tega cilja postaja vedno pomembnejše sodelovanje arhivov na različnih ravneh, hkrati pa postaja razumljiva tudi zahteva, da arhivsko gradivo sodi v arhivske ustanove, kjer mora biti dostopno javnosti v skladu z veljavno zakonodajo in strokovnimi standardi.
     
  2. Da bi bilo mogoče izvajati zahteve javnosti glede uporabe in s tem povezane strokovne obdelave arhivskega gradiva si je potrebno prizadevati da imajo arhivi in arhivske službe zagotovljene dolgoročno stabilne statusne razmere.
     
  3. Arhivski strokovni delavci morajo biti pri strokovnih obravnavah občutljivih vsebin pozorni na zavarovanje tudi tistih vsebin, ki predstavljajo možna varnostna tveganja. Pri tem je potrebno posebno pozornost posvečati različni dokumentaciji, ki se nanaša na javne infrastrukturne objekte in rešitve.
     
  4. Potrebno je nadaljevati z razvijanjem in implementacijo različnih znanstvenih teoretičnih, aplikativnih in razvojnih metod v arhivsko teorijo in prakso. V tem kontekstu je potrebno posebno pozornost posvečati sistemom ugotavljanja vsebin v računalniško podprtih arhivskih informacijskih sistemih.
     
  5. Na konferenci je bilo predstavljenih nekaj ugotovitev in predlogov s področja sistemskega izobraževanja zaposlenih delavcev v arhivih, kot tudi posredovanja poglobljenih strokovnih vsebin s področja arhivske teorije in prakse študentom različnih usmeritev pa tudi najmlajšim bodočim uporabnikom. Posebno pri slednjih se je potrebno zgledovati na primere dobre prakse kot je npr. projekt »Miška Mica v arhivu«.
     
  6. Pri novih ali načrtovanih projektih adaptacij zgradb za potrebe arhiva obstaja vrsta dobrih rešitev, ki jih je potrebno upoštevati pri preureditvah različnih prostorov za potrebe delovanja arhivskih ustanov (primer adaptacije v Ptuju, Sarajevu ali primer dodatne zgradbe Britanske knjižnice).
     
  7. Zgodovinski dogodki, kot je npr. 1. svetovna vojna so nedvomno zaznamovali velik del sveta. Posredno vplivajo tudi na današnji čas, če ne drugače z iskanjem rešitev zajemanja in predstavljanja posameznih ostankov iz prelomnih časov. Te na videz obrobne vsebine pomembno vplivajo na dojemanje celovitosti preteklih dogodkov, zato zahtevajo skrbno strokovno obravnavo.
     
  8. Na področju strokovne obravnave arhivskih vsebin dobivajo klasifikacije vedno pomembnejšo vlogo. Ta pa ni omejena samo na razvrščanje dokumentacije na podlagi funkcije oz. pristojnosti v okviru dokumentnih sistemov vključno z odbiranjem, ampak vedno bolj tudi kot osnova arhivskih informacijskih sistemov in sistemov organizacije arhivskih elektronskih skladišč.
     
  9. Arhivske službe so na področju implementacije računalniško podprtih servisov soočene z različnimi odprto in zaprto kodnimi sistemi. Pri tem velja razmislek, da je potrebno za osnovno dejavnost izbirati take rešitve zelo skrbno, za vse vrste arhivskih podpornih dejavnosti pa odprtokodne rešitve lahko predstavljajo odlično izbiro.

Usmeritve in priporočila znanstvene konference Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2012«:

  • Ne glede na gospodarsko in druge krize v katerih se nahaja sodobna slovenska družba, si moramo vsi (arhivisti, dokumentalisti, upravljavci itd.), ki smo kakorkoli povezani z nastankom, obdelavo ali uporabo kakršnih koli oblik za družbo in njeno samobitnost pomembnih dokumentov, prizadevati, da bodo ti ostali v skladu z mednarodnimi demokratičnimi normami, še dalje pomemben in nenadomestljiv temelj sodobne slovenske družbe. V tem kontekstu si je potrebno prizadevati za strokovno utemeljeno, dosledno in načelno priznavanje ustreznega statusa v sodobni družbi tako ustanov, ki hranijo arhivsko in dokumentarno gradivo, njihovih skrbnikov, izvajalcev storitev kot tudi samega arhivskega in dokumentarnega gradiva.
  • Prizadevati si je potrebno, da se vprašanja v zvezi s potrebnimi spremembami slovenske arhivske zakonodaje urejajo in usklajujejo znotraj arhivskih strokovnih krogov. Pri tem je potrebo izvesti le tiste spremembe, ki so nujne z arhivskega strokovnega stališča, da se ustrezno zakonsko zaščiti predvsem arhivsko gradivo, ne glede na njegove pojavne oblike. V tem kontekstu si je potrebno prizadevati za depolitizacijo arhivske stroke in za uveljavitev vsestransko odgovornega delovanja ustvarjalcev, skrbnikov in uporabnikov arhivskega gradiva.
  • Vprašanje standardizacije, ki je bilo do sedaj omejeno v veliki meti na tehnično tehnološke rešitve postaja vedno bolj aktualno na nivoju oblikovanja množice različnih produktov arhivskega strokovnega dela. Pri tem se pojavljajo različni izzivi v smeri vedno večje participacije arhivov pri različnih mednarodnih projektih oz. posredovanju podatkov preko različnih portalov. Pomembno mesto pri tem dobivajo ustrezno arhivsko strokovno in tehnično izobraženi človeški viri.
  • Zahteve po strokovno poglobljenem delu, standardizacija, različne tehnološke rešitve, poznavanje procesov upravljanja z dokumentacijo tako pri ustvarjalcih, kot tudi pri pristojnih arhivskih ustanovah pogojujejo nova arhivska znanja in s tem povezane in prilagojene profile zaposlenih. Hkrati pa vse to zahteva tudi ustrezne znanstveno raziskovalne ter sistematizirane in javno verificirane izvedbe interdisciplinarnih študijskih aktivnosti s področja arhivistike in dokumentalistike.
  • Na področju materialnega varstva, zunanje službe, vrednotenja arhivskega gradiva je potrebno posamezna spoznanja in boljše rešitve intenzivneje implementirati v vsakdanje arhivsko strokovno delo. Pri tem pa je potrebno izvajati sprotna preverjanja uspešnosti posameznih delov ali celot implementacij. V ta namen bo potrebno razviti posamezne metodološke rešitve.
  • Nivo hrambe fizičnega arhivskega gradiva v arhivskih skladiščih, kot tudi njegove uporabe v arhivskih čitalnicah ali na razstavah se le počasi premike na bolje. Prizadevati si je potrebno za kvalitetnejšo materialno varovanje arhivskega gradiva, ki se začenja že pri ustvarjalcu. Nevarnosti, da bomo zamudili, opustili ali zanemarili potrebne strokovne aktivnosti zagotavljanja materialnega varstva predstavljajo v času krize resno grožnjo skozi stoletja ohranjenemu arhivskemu gradivu.
  • Podobno kot na področju materialnega varstva, je podobno grožnjo pričakovati tudi v segmentih prevzemanja, hrambe in uporabe elektronskih oblik dokumentov. V tem kontekstu so zato zelo utemeljene raziskave s področij metodologije dela, poglobljenih raziskav dobrih arhivskih praks, različnih izvedb pravnih osnov varstva tovrstnega gradiva, novosti na področju standardizacije, metodologije oblikovanja in nenazadnje predstavitev elektronskih arhivskih informativnih pomagal skozi različne portale in s tem povezane izgradnje arhivskih podatkovnih zbirk arhivskih informativnih pomagal.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2011«:

  • Pojavne oblike kulturne dediščine postajajo vedno kompleksnejše in tehnološko zahtevne tako s stališča prevzemanja in dolgoročne hrambe, kakor tudi s stališča njihove uporabe. Prav zato je pomembno načrtno strokovno sodelovanje, predvsem pa izmenjava strokovnih izkušenj med vsemi skrbniki kulturne dediščine ne glede na njihovo pojavno obliko.
  • Sodelovanje zahteva tudi ustrezno strokovno razumevanje vsebin, ki dobiva velik pomen v virtualnem svetu. Ta pa ni omejen samo na slovenski nacionalni prostor ampak na globalni svetovni splet. Prav zato je za razumevanje vsebin tudi s pomočjo tehnoloških pripomočkov potrebna ustrezna standardizacija. Arhivski strokovni delavci in dokumentalisti si zato morajo prizadevati za načrtno usklajevanje strokovnih postopkov ter za izobraževanje in formalizacijo strokovnih spoznanj. S tem pa tudi za oblikovanje lastnega strokovnega profila. Pri tem ima pomembno vlogo usklajena terminologija tako med različnimi izvajalci dolgoročne hrambe na nacionalnem nivoju, kot tudi harmonizirana nacionalna in internacionalna arhivska strokovna terminologija.
  • Rezultati strokovnih postopkov popisovanja arhivskega gradiva in s tem posredovanja njihovih vsebin javnosti niso več namenjeni zgolj natančno določeni ciljni publiki, ampak vsem zainteresiranim za poizvedovanja po arhivskem gradivu. Tako postavljena ciljna publika pa zahteva kompleksno, celovito in natančno informacijo. Zato je potrebno vedno znova preverjati ustreznost zajetih podatkov, jih po potrebi dopolnjevati in ažurirati. To pa zahteva prilagoditve v segmentu zajemanja podatkov tako da bodo izpolnjevali potrebe publicistične dejavnosti, kot tudi za zagotavljanje njihove dostopnosti preko svetovnega spleta.
  • Materialno varstvo arhivskega gradiva, ki se začenja z ustreznimi arhivskimi zgradbami vključno z ustrezno tehnično opremo arhivskega gradiva, se uresničuje skozi množico materialno tehničnih, organizacijskih in drugi postopkov, vodi do tega, da bi arhivsko gradivo ostalo ohranjeno tudi v primerih obsežnih naravnih in drugih nesreč, saj to ni ogroženo le zgolj v primerih manjših incidentov ali zaradi lastnega staranja nosilcev oz zapisov.
  • Dostopnost in uporaba arhivskega gradiva ima z arhivskega strokovnega izhodišča več dimenzij od pravne, moralne, izobraževalne, tehnološko tehnične pa vse do dimenzije materialnega varstva arhivskega gradiva. Glede na večdimenzionalnost problema, je pri vsakdanjem delu z uporabniki potrebno posvečati pozornost vsem pojavnim dimenzijam uporabe arhivskega gradiva in ne samo posameznim problemom do kateri prihaja relativno pogosto.
  • Nove tehnološke rešitve v arhivih in arhivskih službah pogosto zahtevajo jasno organizirane procese, natančno opredeljene tehnološke zahteve ter varnostne in druge rešitve, ki zagotavljajo stabilnost in verodostojnost arhivskih informacijskih sistemov in sistemov za dolgoročno hrambo gradiva. Za te dejavnosti se morajo posamezne ustanove zavestno odločati, še posebej v primerih implementacije sodobnih servisov, ki omogočajo neposredno dvosmerno komunikacijo med uporabnikom in pristojno arhivsko ustanovo.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2010«:

  • Načrtovane sistemske spremembe v slovenski javni arhivski službi so lahko z določenega zornega kota upravičene. Njihova praktična implementacija pa je nujno potrebna le v določenih segmentih (akumulacija in sistemizacija arhivskih strokovnih znanj, njihova načrtna diseminacija tako znotraj arhivske službe, kot tudi na področju arhivskih komplementarnih služb, ved in znanosti, ali nenazadnje na področju standardizacije arhivski strokovnih opravil). Pri tem se je potrebno nasloniti na veljavno zakonodajo, ki že sedaj nedvoumno opredeljuje določene skupne aktivnosti, pa jih v slovenski javni arhivski službi še nismo uspeli uresničiti (npr. slovenski vzajemni oz. enotni arhivski informacijski sistem).
  • V primeru izvajanja večjih posegov na področje reorganizacije obstoječe slovenske javne arhivske službe, je potrebno načrtovane aktivnosti dobro pripraviti in pri tem predvideti posledice tako za konsistentnost arhivske službe v sodobni slovenski družbi, kakor tudi na dosežen nivo materialnega varstva arhivskega gradiva, na njegovo dostopnost, uporabnost v skladu z zakonom itd. ne glede na pojavno obliko. V tem kontekstu je potrebno posvetiti posebno pozornost tudi človeškim virom.
  • V zvezi s standardizacijo arhivskih strokovnih aktivnosti v slovenski javni arhivski službi in s tem povezanimi aktivnosti izgradnje vzajemnega arhivskega informacijskega sistema je potrebno izdelati ustrezno metodologijo arhivskega strokovnega dela na podlagi mednarodnih arhivskih strokovnih standardov, dobre domače in tuje arhivske prakse. Vse to pa izvesti ob upoštevanju zahtev po varovanju in ohranjanju ter uporabi različnih vrst občutljivih podatkov.
  • Dopolniti oz. uskladiti je potrebno arhivsko strokovno terminologijo, da bo mogoče z njo izražati natančno določene, in ne kot do sedaj, zgolj pavšalne arhivske strokovne vsebine. Standardno terminologijo je potrebno dosledno uvesti v vsakdanje arhivsko strokovno raziskovalno in drugo delo ter aktivnosti slovenskih arhivistov, dokumentalistov ter nenazadnje v celotno javnost.
  • Pomembno aktivnost letošnjega posvetovanja predstavljajo vsebine, ki so bile podane v zvezi s strategijo izgradnje e-arhiva v okviru slovenske javne arhivske službe. Te odpirajo mnoge nove izzive, hkrati pa podajajo usmeritve, do katerih se bo potrebno opredeljevati v procesu vzpostavljanja slovenskega javnega e-arhiva. Te opredelitve bodo različne tako na organizacijskem tehnološko tehničnem, varnostnem in nenazadnje na arhivskem strokovnem področju in bodo imele pomembne konsekvence na celoto ohranjenega arhivskega gradiva v prihodnosti.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2009«:

  • Splošni trend globalizacije sveta odseva tudi na arhivskem strokovnem področju. Ker se temu ni mogoče izogniti, je potrebno izkoristiti vse njegove danosti na področju izmenjave arhivskih strokovnih znanj, kakor tudi na področju izmenjave tehničnih in strokovnih izkušenj dolgoročnega varovanja in ohranjanja arhivskega gradiva in s tem ohranjanja nacionalne samobitnosti.
  • Kompleksnost sistemov upravljanja z informacijami v sodobnem času, predvsem pa obseg in količina podatkov, ki jih je potrebno zajeti za izvajanje takšnih postopkov, zahtevajo od arhivskih strokovnih delavcev, da na izvedbenem nivoju vzpostavljajo tesnejše strokovne koalicije s sorodnimi strokami kot so bibliotekarska, muzealska, dokumentalistična itd. Ta naj bo izvedena tako v segmentu zajemanja podatkov s posebnim poudarkom na normativnih kontrolah, kot tudi na področju splošne uporabe zajetih podatkov s pomočjo različnih metaiskalnikov.
  • Za uspešen nadaljnji razvoj arhivske stroke in z njo povezanih strok potrebujemo vsebinsko stabilno strokovno terminologijo. Kljub temu da na tem področju moremo zaznati določen napredek, se dogaja, da posameznih strokovnih terminov ne uporabljamo za dogovorjene vsebine. Zaradi tega si prizadevajmo za doslednejšo permanentno strokovno in vsebinsko razpravo, predvsem pa za adekvatno vsakdanjo uporabo arhivskih strokovnih terminov.
  • Zaposlenih, ki intenzivno upravljajo z arhivskim in dokumentarnim gradivom, bodisi pri ustvarjalcih ali v profesionalnih arhivskih ustanovah, je potrebno skozi veljavni sistem izobraževanja zagotoviti take strokovne vsebine, ki bodo omogočale izvajanje njihovega samostojnega in strokovno odgovornega upravljanja z dokumenti. V tem procesu je potrebno ob ožjih strokovnih vsebinah in tehnikah posvetiti posebno pozornost moralno etičnim problemom upravljanja z dokumentacijo.
  • Čeprav predstavlja vrednotenje arhivskega gradiva za eno od največkrat obravnavanih tem, predstavljajo nove pojavne oblike dokumentov, njih vsebine in načini zapisa ter konteksti v katerih se te pojavljajo vedno nove arhivske strokovne izzive do katerih se morajo posamezniki konkretno opredeljevati. Zato si moramo prizadevati za permanentno izmenjavo strokovnih informacij s tega področja.
  • Nove tehnologije in nova znanja s področja elektronskega arhiviranja dokumentov in vzpostavljanja vsebinskih in tehničnih metapodatkovnih zbirk, zahtevajo od vseh, ki se ukvarjajo z upravljanjem arhivskega in dokumentarnega gradiva nove premisleke v zvezi z oblikovanjem in uporabo tovrstnih podatkovnih struktur. Preizkušene rešitve, ki so bile uporabljene na področju klasičnih arhivskih informacijskih sistemov, v sodobnih računalniško podprtih sistemih niso zadostne, zato je potrebno intenzivno uvajati standardne rešitve, ne samo na področju strojne, programske ali komunikacijske in druge opreme, ampak predvsem na področju produktov strokovnega dela - podatkov arhivske vrednosti.
  • Na videz so današnji temeljni arhivski strokovni problemi predvsem v segmentu digitalnega arhiviranja, vendar ob tem nikakor ne smemo pozabiti na celotni spekter še vedno aktualnih problemov množice različnih pojavnih oblik dokumentov, ki so nastali na papirju in jih je potrebno dolgoročno ohraniti. V tem kontekstu naj posebej izpostavimo skrb za arhivska skladišča, nadzor nad njihovo uporabo, predvsem pa skrb za implementacijo ustreznega papirja in sredstev za zapisovanje vsebin, ki morajo zagotavljati dolgodobno stabilnost. Posebno pozornost posvečajmo tistim dokumentom, ki so po svoji naravi nestabilni in jim zagotovimo potrebne restavratorsko konservatorske posege v najširšem smislu besede.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2008«:

  • Profesionalna etika in identiteta arhivskih strokovnih delavcev, tako v profesionalnih arhivskih ustanovah, kot tudi dokumentalistov pri ustvarjalcih, sta področji naših aktivnosti, ki ju sicer živimo in uresničujemo, vendar si je potrebno skozi neposredno profesionalno držo prizadevati za njun napredek in s tem za realnejše pozicioniranje arhivske stroke v sodobni slovenski družbi.
  • Obstoječa arhivsko zakonodajo je potrebno dosledno upoštevati v vseh njenih segmentih, še posebej na področju izvajanja dolgoročne e-hrambe. Pred nami je odgovornost, da strojno zapisane dokumenta ne samo tehnološko-tehnično ohranimo ampak, da jih ohranimo na tak način, da bodo skozi čas in prostor ohranili svojo prvotno verodostojnost.
  • Mednarodni arhivski svet bo na svojem kongresu letos sprejel dva mednarodna strokovna standarda, ki ju bo potrebno prevesti v slovenski jezik, njuna priporočila in usmeritve pa začeti postopoma uvajati v procese arhivskega strokovnega dela, predvsem pa jih integrirati v posamezne arhivske informacijske sisteme.
  • Nove oblike obravnavanja podatkov s pomočjo različnih tehnoloških rešitev omogočajo enostavno zlorabo občutljivih podatkov. Pri svojem delu si moramo s tovrstnimi dokumenti prizadevati za ustrezno varovanje in dolgoročno hrambo, še posebej, če gre za dokumente z arhivsko vrednostjo.
  • Na področju oblikovanja in prenosa digitalnih vsebin se zaradi njihove količine, ki se dnevno povečuje pojavljajo nove oblike poizvedovanj podatkov. Te rešitve je potrebno sproti spremljati in jih po možnostih implementirati v vsakdanje delo. Prav tako je potrebno s potrebno strokovno presojo uvajati nove oblike varne hrambe arhivskega gradiva.
  • Slovenska javna arhivska služba je v zadnjem času začela z akcijo ugotavljanja stanja arhivskih skladišč in njihove ogroženosti na podlagi posebne metodologije. Uporabljeno metodologijo je potrebno s potrebnimi spremembami uporabiti tudi za arhivska skladišča pri javnopravnih osebah in na ta način pridobiti podatke o dejanskem stanju prostorov v katerih hranimo javno arhivsko gradivo.
  • Na področju zagotavljanja splošne dostopnosti do javnega arhivskega gradiva s pomočjo informacijske tehnologije se pojavljajo vedno nove rešitve. Te s stališča razvoja informatike niso sporne, vendar si je potrebno prizadevati za standardizirane oblike zapisov, saj v nasprotnem podatki iz različnih informacijskih sistemov ne bodo medsebojni primerljivi na vsebinskem nivoju.
  • Različne oblike preslikav vsebin dokumentov, še posebej digitalizacija, zahteva premišljene strokovne postopke in njih izvedbe, ki morajo voditi k integraciji vsebin in ne njihovemu kopičenju v okviru različnih satelitskih informacijskih podsistemov. Z drugimi besedami javna arhivska služba naj začne s prizadevanji za vzpostavitev ustreznih e-arhivov in le zahtevanih okolij za varno hrambo elektronskih oblik dokumentacije.
  • Uporabniki javno dostopnih arhivskih informacijskih sistemov potrebujejo kompleksnejše rezultate svojih raziskav, večjo on line podporo ter natančnejše informacije. S tega stališča si je potrebno prizadevati za višjo kvaliteto informacijskih storitev javne arhivske službe.
  • Za doseganje boljše kvalitete produktov arhivskega strokovnega dela bo potrebno izdelati ustrezne podiplomske in specialistične študije s področja arhivistike dokumentalistike in informatike, predvsem pa umerjati mlade arhiviste na tovrstne študije.
  • Delo in prizadevanja arhivskih strokovnih skupin, ki so ustanovljene v okviru javne arhivske službe je potrebno vsestransko podpirati in po potrebi dopolniti obstoječe delovne skupine s komplementarnimi skupinami. V tej zvezi naj posebej izpostavimo delovno skupino za prenovo in dopolnitev slovenske arhivske strokovne terminologije. Pri tem si je potrebno prizadevati za njihovo horizontalno koordinacijo in sprotno izmenjavo podatkov o doseženih rezultatih.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2007«:

  • Z začeto operacionalizacijo določil ZVDAGA, Uredbe in ETZ je potrebno nadaljevati v smeri potrjevanja notranjih pravil in vzpostavljanja postopkov registracije ponudnikov storitev in opreme oz. akreditacije storitev in opreme, da bomo v doglednem času uresničili dolgoročno hrambo elektronskih oblik dokumentov.
  • Pri uvajanju sistemov obravnavanja dokumentacije, ki temeljijo na klasifikacijah si je potrebno prizadevati za uravnoteženost med formalnimi in operativnimi zahtevami po klasifikacijskih načrtih. Samo uporabo pa racionalizirati s pomočjo sodobne informacijske tehnologije. Pri tem je potrebno posvetiti posebno pozornost izobraževanju tistih uporabnikov klasifikacijskih načrtov, ki nimajo ustreznih tovrstnih znanj.
  • V slovenskih javnih arhivih je potrebno sistematično nadaljevati izvajanje permanentnega izobraževanja arhivskih strokovnih delavcev. Pri tem naj se ob klasičnih oblikah izobraževanja začnejo uporabljati tudi različne alternativne oblike.
  • Na področju materialnega varovanja arhivskega gradiva je potrebno upoštevati vse materialne in tehnične mere ter strokovne aktivnosti za ustrezno zavarovanje in dolgoročno hrambo arhivskega gradiva tako s stališča nosilcev podatkov, kot tudi sredstev in načinov njihovega zapisovanja.
  • Udeleženci posvetovanja smo veseli vsake nove prostorske pridobitve za hrambo arhivskega gradiva. Ugotavljamo pa, da moramo biti pri sanacijah prostorov, ki so namenjeni hrambi arhivskega gradiva posebej pozorni na dosledno izvajanje vseh predpisanih postopkov sanacije in uporabe ustreznih materialov ter drugih postopkov, ki zagotavljajo dolgoročno zaščito pred različnimi mikroorganizmi.
  • Odgovorni v državni upravi naj si prizadevajo, da bodo javnopravne osebe, ki nimajo ustrezno urejenega pisarniškega poslovanja in izvedenega materialnega varstva dokumentarnega gradiva to sanirale v najkrajšem času, tako da inšpekcijske intervencije ne bodo potrebne.
  • V času globalizacije in procesov evropskih integracij si morajo arhivisti vključno z bibliotekarji in kustosi premične in nepremične dediščine prizadevati za višjo subjektivno etično odgovornost pri posredovanju informacij in s tem za udejanjanje avtentičnega evropskega smisla za globalno odgovornost.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2006«:

  • Pri vsakdanjem arhivskem strokovnem delu si je potrebno prizadevati za dosledno praktično uresničevanje veljavne zakonodaje s področja dostopov do informacij javnega značaja, seveda ob upoštevanju zakonodaje, ki ureja varstvo integritete posameznikov.
  • Potrebno je pristopiti k sistemskemu in multidisciplinarno usmerjenemu reševanju problema vzpostavitve klasifikacijskega sistema javne uprave, ki bo dejansko uporaben tako za primarne potrebe klasifikacije dokumentov, kakor tudi za arhivske strokovne potrebe.
  • Prizadevati si je potrebno, da bodo naše strokovno delo ustrezno evidentirano in tudi dokumentirano z namenom utemeljevanja našega poslanstva tako v odnosu do finanserja, kot tudi v odnosu do javnosti.
  • Na področju materialnega varovanja arhivskega gradiva si je potrebno prizadevati za uporabo kakovostnega papirja, lepenke in valovitega kartona.
  • V zvezi z najnovejšo slovensko arhivsko zakonodajo si je potrebno prizadevati za njegovo dosledno in čimprejšnjo implementacijo v praksi.
  • Posebno pozornost in velike strokovne in intelektualne potenciale bo potrebno zavestno uporabiti za čimprejšnjo operacionalizacijo določil ZVDAGA in to še posebej tistih ćlenov, ki se nanašajo na dolgoročno hrambo elektronskih oblik dokumentov.
  • Potrebno je začeti s strokovno utemeljeno in široko zastavljeno akcijo na področju ozaveščanja javnosti in pretoka znanj, ki so potrebna za pravilno dolgoročno hrambo dokumentov, ki so nastali v elektronski obliki ali so bili skenirani za dolgoročno hrambo.
  • Kljub aktualnosti in pomembnosti vseh aktivnosti, ki so povezane z dolgoročno hrambo elektronskih oblik arhivskega gradiva nikakor ne smemo pozabiti, da ob elektronskem gradivu obstaja tudi celoten spekter aktivnosti, ki so povezane z varovanjem in ohranjanjem klasičnih oblik arhivskega gradiva. Kot veste, te v Slovenji že merimo v desetinah kilometrov in vsak dan nastajajo novi metri, ki jih bo potrebno prevzeti v arhivska skladišča.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2005«:

  • Ob pripravah na sprejetje novega zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva si bodo slovenski arhivski delavci tudi v prihodnje prizadevali uresničevati potrebne pravno-organizacijske in tehnične rešitve na podlagi lastnih in tujih arhivskih strokovnih izkušenj. To je nujno za ustrezno arhiviranje oz. dolgotrajno hrambo gradiva, ki je nastalo v digitalnem okolju. S tem bomo izpolnili zahteve in pričakovanja, ki jih pred nas postavlja sodobna družba. (strateška usmeritev)
  • Ugotavljamo, da je potrebno s stališča pojavnosti dokumentov v elektronski obliki pristopiti k preverjanju osnovnih strateških usmeritev na področju izvajanja arhivskih strokovnih aktivnosti pri valoriziranih ustvarjalcih arhivskega gradiva. V tem kontekstu menimo, da je potrebno v čim krajšem času začeti pripravljati izhodišča in osnutke oz. predloge za oblikovanje potrebnih podzakonskih aktov, uredb, priporočil in standardov. (usmeritev na področju regulative)
  • Javna arhivska služba naj se v segmentu novih arhivskih strokovnih nalog, ki so predvidene in so v predlogu zakona nesporne še pred njegovim sprejetjem toliko strokovno organizira, da bo sposobna ustrezno strokovno reagirati na porajajoče probleme, ki bodo nastajali na podlagi izvajanja zakonskih določil. (usmeritev na področju stroke)
  • Glede na to, da prihajajoča arhivska zakonodaja v segmentu nastajanja dokumentacije predvideva močnejši vpliv javne arhivske službe, predlagamo neformalno vzpostavitev oddelka ali delovne skupine, ki bi začela z operativnimi aktivnostmi na področju elektronskega arhiviranja. (usmeritev na področju operative)
  • Zaradi potreb po vedno večjem operativnem strokovnem znanju tako delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom kot tudi arhivskih strokovnih delavcev, si je potrebno prizadevati za prenose najnovejših tehnološko-tehničnih in organizacijsko-strokovnih znanj iz raziskovalno-razvojnih v arhivska strokovna okolja. Posebno pozornost bo potrebno posvečati upravljanju s človeškimi viri na področju obravnavanja arhivskega in dokumentarnega gradiva. (usmeritve na področju transfera znanj)
  • Pri reševanju v praksi nastalih strokovnih vprašanj je potrebno iskati strokovna zavezništva pri sorodnih ali z dokumentacijo povezanih področjih kot so bibliotekarstvo, dokumetalistika, informatika, informacijska tehnologija, standardizacija itd. (usmeritev na področju interdisciplinarnosti)
  • Slovenski arhivi se bodo v prihodnje še bolj aktivno vključili v različne oblike mednarodnega sodelovanja. Na področju dolgotrajne hrambe e-gradiva bodo to uresničevali v okviru DLM-foruma za izmenjavo izkušenj, ter aktivno sodelovanje pri oblikovanju mednarodnih priporočil, dogovorov in standardov. (usmeritve na področju vzpostavljanja zavezništev)
  • Ob aktivnostih, ki vezane na vzpostavitev javnega e-arhiva je potrebno nadaljevati s sistematičnim reševanjem odprtih arhivskih strokovnih problemov, ki se pojavljajo na področju »klasičnega« arhiviranja. Posebno pozornost je potrebno posvetiti problemom materialnega varstva, strokovne obdelave in dostopom do njihovih vsebin.

Usmeritve in priporočila s posvetovanja o Tehničnih in vsebinskih problemih klasičnega in elektronskega arhiviranja »Radenci 2004«:

  • V okviru novih razmer uvajanja zakonodajne ureditve Evropske unije je potrebno posebej skrbno spremljati dogovore in standarde, ki se kakorkoli dotikajo poslovanja z dokumentacijo, še posebej pa moramo biti pozorni na tiste dokumente, ki regulirajo arhivsko gradivo v najširšem pomenu besede. Njihova priporočila v skladu z možnostmi sproti implementirati v vsakdanjo prakso.
  • Slovenski arhivski delavci naj še dalje skrbno spremljajo odprta arhivska strokovna vprašanja, ki so povezana z nastajanjem, obravnavanjem in ohranjanjem celot dokumentacije. V tem kontekstu pa naj posebno pozornosti posvečajo možnostim in oblikam izmenjave oz. integracije podatkov med knjižnicami, muzeji in arhivi.
  • Prizadevanja za ustrezno arhivsko opremo in primerne arhivske prostore mora ostati naša stalnica. Pri tem je potrebno dosledno upoštevati relevantne mednarodne standarde. Posebno pozornost je potrebno posvetiti ustreznemu obravnavanju nestandardnih oblik arhivskega gradiva .
  • Za obvladovanje kakovosti storitev s področja obravnavanja dokumentacije je potrebno ob postopkih racionalizacije upoštevati predvsem dejstvo, da na določenih področjih primanjkuje ustrezno izobraženih strokovnih delavcev. Zato predlagamo, da profesionalne arhivske institucije intenzivno pristopijo k procesom izobraževanja delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom predvsem v organizacijah s področja gospodarstva in v različnih zavodih. V tem kontekstu je potrebno posvečati posebno strokovno pozornost vprašanjem sistemskega osnovnega arhivskega strokovnega izobraževanja.
  • Hitro razvijajoča se informacijska tehnologija in njena implementacija na področje obravnavanja dokumentacije zahteva tudi ustrezno usklajevanje arhivske terminologije. Stopnja integracije z drugimi sistemi in ostali dejavniki postavljajo usklajeno strokovno terminologijo med temelje nadaljnjega razvoja. Prav zato priporočamo, da se aktivnosti na tem področju intenzivirajo.
  • V arhivskih strokovnih institucijah naj zaposleni arhivski strokovni sodelavci še naprej posvečajo ustrezno pozornost izgradnji izhodišč vzpostavitve javnega slovenskega e-arhiva v katerega bi bilo mogoče shranjevati pojavne oblike elektronskih dokumentov, ki imajo arhivsko vednost. Aktivno pa naj sodelujejo pri pripravi izhodišč za vzpostavitev centrov varovanja in ohranjanja dokumentarnega gradiva v elektronski obliki.
  • Aktivnosti na področju normativnega urejanja arhivske dejavnosti v Sloveniji so potrebne, vendar pa naj zakonodajalec zagotoviti arhivom in drugim zainteresiranim več časa za izvedbo temeljite strokovne diskusije in usklajevanj posameznih normativnih vsebin, ki morajo odražati realno stanje v odnosu do idealnih zahtev. Prepričani smo, da bodo le tako zahteve nove zakonodaje dobile v praksi tudi svojo realno uveljavitev.

« Nazaj