COBISS iskanje

Kodeks etike

Code of Ethics, ICA Bulletin, No. 47 (1997-1); Arhivski kodeks je bil sprejet na XIII. mednarodnem arhivskem kongresu, Peking, 2.-7. september 1996.


Uvod

01. Kodeks etike za arhiviste naj postavi visoke standarde za ravnanje v arhivskem poklicu. Nove člane tega poklica naj seznani s temi standardi, izkušene arhiviste naj opominja na njihovo poklicno odgovornost, pri javnosti pa naj vzbuja zaupanje v arhivski poklic.

02. Izraz arhivisti, kot se uporablja v tem kodeksu, vkjučuje vse, ki se ukvarjajo z nadzorom, vzdrževanjem, hranjenjem, varovanjem in upravljanjem arhivskega gradiva.

03. Institucije in arhivske službe, ki zaposlujejo arhiviste, je potrebno spodbujati, da sprejmejo politiko in prakso, ki olajšata uresničevanje tega kodeksa.

04. Ta kodeks naj nudi zaposlenim v arhivskem poklicu etični okvir, ki naj jih vodi pri delu, ne daje pa konkretnih rešitev za določene probleme.

05. Vsako načelo spremlja razlaga; načela in razlage skupaj sestavljajo kodeks etike.

06. Kodeks etike je odvisen od pripravljenosti arhivskih institucij in strokovnih združenj, da ga uresničujejo. Zato bo potrebno določeno prizadevanje za izobraževanje in ustanovitev telesa, ki bo dajalo smernice v dvomljivih primerih, raziskovalo neetično ravnanje in kaznovalo, če bi bilo potrebno.


Kodeks etike

1. Arhivisti morajo varovati celovitost arhivskega gradiva in tako zagotoviti, da ostane zanesljiva priča preteklosti.

Prvenstvena dolžnost arhivistov je ohranjanje celovitosti gradiva, za katerega skrbijo in ga hranijo. Pri izpolnjevanju te dolžnosti morajo upoštevati legitimne, čeprav včasih nasprotujoče si pravice in koristi sedanjih, preteklih in prihodnjih delodajalcev, lastnikov, oseb ter stvari, ki so predmet podatkov, in uporabnikov. Objektivnost in nepristranost arhivistov sta merilo njihove strokovnosti. Upreti se morajo kakršnimkoli pritiskom, da bi vplivali na dokaze z namenom prikrivanja ali izkrivljanja dejstev.

2. Arhivisti morajo vrednotiti, odbirati in ohranjati arhivsko gradivo v njegovem zgodovinskem, pravnem in upravnem kontekstu ter tako ohranjati načelo provenience (izvora), ki varuje in izkazuje prvotno ureditev dokumentov.

Arhivisti morajo delovati v skladu s splošno sprejetimi načeli in prakso. Arhivisti morajo izpolnjevati svoje dolžnosti in naloge v skladu z arhivskimi načeli, ki zadevajo ustvarjanje, vzdrževanje in izločanje tekočega in delno tekočega registraturnega gradiva, vključno z računalniškim in multimedialnim gradivom, odbiranje in pridobivanje arhivskega gradiva, varovanje, ohranjanje in konserviranje gradiva, ki je v njihovem varstvu, in urejanje, popisovanje, objavljanje in dajanje v uporabo teh dokumentov. Arhivisti morajo vrednotiti gradivo nepristransko, na osnovi svoje presoje, ki temelji na popolnem poznavanju upravnih potreb svoje institutcije in njene nabavne politike. Gradivo, odbrano za hrambo, morajo urejati in popisovati v skladu z arhivskimi načeli (namreč z načelom provenience in načelom prvotne ureditve) in z veljavnimi standardi tako hitro, kot omogočajo finančna sredstva. Arhivisti naj pridobivanjo gradivo v skladu z nameni in finančnimi sredstvi institucije. Naj ne iščejo in ne sprejemajo gradiva, kadar bi to ogrožalo njegovo celovitost ali varnost; sodelujejo naj pri zagotovitvi varovanja tega gradiva v najprimernejšem arhivu. Arhivisti naj sodelujejo pri vračanju razseljenega gradiva.

3. Arhivisti morajo zavarovati avtentičnost gradiva med njegovo arhivsko obdelavo, varovanjem in uporabo.

Arhivisti morajo zagotoviti, da se arhivska vrednost gradiva, vključno z računalniškim in multimedialnim, ne poslabša med arhivsko obdelavo, med vrednotenjem, urejanjem in popisovanjem ter med konservacijo in uporabo. Vsako vzorčenje mora biti izvedeno v skladu s skrbno dognanimi postopki in merili. Nadomestitev originalov z drugimi oblikami naj se izvede v skladu z legalno, lastno in sporočilno vrednostjo gradiva. Uporabnika je treba seznaniti z dejstvom, da so zaupni dokumenti začasno odstranjeni iz spisa.

4. Arhivisti morajo zagotoviti neprekinjeno dostopnost in razumljivost arhivskega gradiva.

Arhivisti morajo odbrati dokumente, ki jih bodo hranili ali uničili predvsem zato, da bodo ohranili pričevanje o delovanju osebe ali institucije, ki je ustvarila in zbrala gradivo, misliti pa morajo tudi na spreminjajoče se raziskovalne potrebe. Arhivisti se morajo zavedati, da nabava gradiva dvomljvega izvora, kakorkoli zanimivega, lahko spodbuja nelegalno trgovanje. Sodelovati morajo z drugimi arhivisti in represivnimi organi, ki se ukvarjajo s pripiranjem in kaznovanjem oseb, osumljenih kraje arhivskega gradiva.

5. Arhivisti morajo beležiti svoje postopke z arhivskim gradivom in jih biti sposobni tudi zagovarjati.

Arhivisti morajo podpirati dobro arhivsko prakso v celotnem življenjskem ciklusu dokumentov in sodelovati z ustvarjalci gradiva glede novih oblik in nove prakse pri upravljanju z informacijami. Ukvarjati se morajo ne le s pridobivanjem obstoječega gradiva, temveč morajo zagotoviti, da tekoče informacije in arhivski sistemi vključujejo že od vsega začetka postopke, ki so primerni za varovanje dragocenega gradiva. Arhivisti, ki se pogajajo s predajnimi uradniki ali lastniki gradiva, morajo poiskati poštene odločitve, če je le mogoče, ob upoštevanju naslednjih dejavnikov: pooblastilo za predajo, darovanje ali prodajo; finančni dogovori in koristi; načrti za obdelavo gradiva; avtorske pravice in pogoji dostopnosti. Arhivisti morajo voditi trajno evidenco, iz katere bo razvidna akcesija, konservacija in vse opravljeno arhivsko delo.

6. Arhivisti si morajo prizadevati za čim večjo dostopnost arhivskega gradiva in omogočiti nepristranske usluge vsem uporabnikom.

Arhivisti morajo izdelati za vse gradivo, ki ga hranijo, primerne splošne in podrobne pripomočke za uporabo. Nepristransko morajo svetovati vsem in uporabljati razpoložljiva sredstva, da nudijo uravnovešen obseg uslug. Arhivisti morajo odgovarjati na vse umestne zahtevke za gradivo vljudno in uslužno in kolikor mogoče spodbujati k uporabi gradiva, vendar v skladu s politiko institucije, varovanjem gradiva, z upoštevanjem zakonskih določil, pravic posameznika in darilnih dogovorov. Možnim uporabnikom morajo razložiti odgovarjajoče omejitve in jih nepristransko uveljavljati. Arhivisti naj skušajo preprečevati nespametne omejitve dostopnosti in uporabe, vendar lahko predlagajo ali sprejmejo kot pogoj za nabavo jasno izražene omejitve, ki trajajo le določen čas. Vse sporazume, sklenjene ob prevzemu, morajo zanesljivo upoštevati in jih nepristransko izpolnjevati; v interesu liberalizacije dostopnosti pa se morajo ponovno dogovarjati o pogojih v skladu s spremenjenimi okoliščinami.

7. Arhivisti morajo spoštovati dostopnost in zaupnost informacij ter delovati v mejah odgovarjajoče zakonodaje.

Arhivisti morajo zagotoviti, da se korporativna in osebna zasebnost ter državna varnost zaščitijo brez uničevanja podatkov, posebno pri računalniških zapisih, kjer sta dopolnjevanje in brisanje podatkov običajna praksa. Spoštovati morajo zasebnost posameznikov, ki so ustvarili gradivo ali so predmet tega gradiva, posebno pa tistih, ki ne morejo odločati o njegovi uporabi ali uničenju.

8. Arhivisti morajo upravičiti zaupanje, ki jim je bilo dano, v splošno korist in se izogibati, da bi izrabili svoj položaj za nepošteno okoriščanje sebe ali drugih.

Arhivisti se morajo vzdržati dejanj, ki bi škodila njihovi poklicni poštenosti, objektivnosti in nepristranosti. Ne smejo se osebno okoriščati niti finančno niti drugače v škodo institucij, uporabnikov in sodelavcev. Arhivisti ne smejo zbirati izvirnih dokumentov ali se udeleževati trgovanja z njimi v lastno korist. Izogibati se morajo dejavnosti, ki bi v javnem mnenju ustvarjale videz nasprotujočih si interesov. Arhivisti smejo uporabljati gradivo svoje ustanove za osebno raziskovanje in objavljanje, če to delajo pod istimi pogoji kot drugi uporabniki istega gradiva. Ne smejo odkriti ali uporabiti podatkov, ki so jih pridobili pri svojem delu z gradivom, katerega dostopnost je omejena. Njihovo zasebno zanimanje za raziskovanje in objavljanje ne sme ovirati izvajanja poklicnih ali administrativnih dolžnosti, ki so njihova delovna obveznost. Kadar arhivisti uporabljajo gradivo svoje ustanove, ne smejo uporabiti svojega vedenja o neobjavljenih najdbah raziskovalcev, ne da bi jih prej obvestili o svojem namenu. Pisati smejo preglede in komentarje o delu drugih na njihovih področjih, vključno z deli, ki temeljijo na gradivu njihovih ustanov. Arhivisti ne smejo dopustiti nearhivistom, da se vmešavajo v njihovo delo in obveznosti.

9. Arhivisti si morajo prizadevati za poklicno popolnost s sistematičnim in stalnim izpopolnjevanjem arhivskega znanja ter za razširjanje izsledkov svojih raziskav in izkušenj.

Arhivisti si morajo prizadevati, da razvijajo svoje poklicno razumevanje in strokovnost, da prispevajo svoj delež k poklicnemu znanju in zagotovijo tistim, ki jih nadzirajo pri izobraževanju ali delu, tako usposabljanje, ki jim bo omogočalo odgovorno opravljanje nalog.

10. Arhivisti si morajo prizadevati za varovanje in uporabo svetovne dokumentarne dediščine tako, da sodelujejo s svojimi stanovskimi sodelavci in drugimi.

Arhivisti si morajo prizadevati za izboljšanje sodelovanja, se izogibati sporom s poklicnimi sodelavci in reševati težave tako, da spodbujajo privrženost arhivskim standardom in etiki. Arhivisti morajo sodelovati s pripadniki drugih sorodnih poklicev na osnovi medsebojnega spoštovanja in razumevanja.

 

Iz angleščine prevedla: Marija Vera-Erjavec