Kontakti arhivistov, pristojnih za posamezna področja.
Register ustvarjalcev
Strokovna usposabljanja
Pokrajinski arhiv izvaja javno arhivsko službo pri javnopravnih osebah na območju upravnih enot:
- Dravograd,
- Gornja Radgona,
- Lenart,
- Lendava,
- Ljutomer,
- Maribor,
- Murska Sobota,
- Pesnica,
- Radlje ob Dravi,
- Ravne na Koroškem,
- Ruše,
- Slovenj Gradec in
- Slovenska Bistrica.
V okviru javne službe arhiv opravlja tudi vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, daje pojasnila v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede dokumentarnega gradiva, izvaja strokovni nadzor in usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom.
Vzpostavitev sistema odlaganja, uporabe in dolgodobnega varovanja in ohranjanja dokumentacije pri ustvarjalcih predstavlja kompleksen projekt, v katerega je potrebno vložiti tako znatne človeške kot tudi materialne vire.
Osnovo vzpostavitve sistema lahko predstavljajo mednarodni standardi, med katerimi naj izpostavimo standard ISO 15489, ki ureja poslovanje z dokumentacijo, ter BS5454, ki določa osnovne pogoje materialnega varstva.
Delovna gradiva in specifikacije za vzpostavitev funkcionalnega modela arhiviranja klasičnih in elektronskih dokumentov lahko najdete na spletnih straneh OAIS ali Mednarodnega arhivskega sveta.
Priporočila o poslovanju z elektronskimi dokumenti se nahajajo v publikaciji Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov SPECIFIKACIJA MoReq.
V Sloveniji je to področje urejeno z zakonskimi in podzakonskimi akti ter standardi in priporočili. Med temeljne dokumente prištevamo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva s prilogami ter Enotne tehnološke zahteve, ki vključujejo potrebne tehnološke standarde. Več o teh dokumentih najdete na portalu Esodelovanje.
Pomemben pa je tudi pravilnik Pravilnik o strokovni usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom.
Pri urejanju dostopa do vsebin arhivskega in dokumentarnega gradiva pa je potrebno upoštevati še Zakon o varstvu osebnih podatkov in Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Uredbo o upravnem poslovanju .... V tem kontekstu naj omenimo tudi Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi.
Na temo urejanja dokumentacije je dostopna bogata strokovna literatura v okviru sistema COBISS (iskalni pojmi: dokumentarno gradivo, urejanje gradiva, arhivistika ...).
Prispevek Janeza Kopača z naslovom Urejenost dokumentarnega gradiva ustvarjalcev, ki je objavljen v publikaciji Sodobni arhivi št. 22 (2000), str. 147-158, je dostopen tudi v elektronski obliki. Ustvarjalcem lahko služi kot izhodišče za vzpostavitev delujočega sistema celostnega upravljanja z dokumentacijo. Ob izhodiščih za vzpostavitev sistema je v prispevku objavljen tudi vzorec ureditve dokumentacije poljubnega ustvarjalca (klasifikacijski načrt) ter okvirni pregled podzakonskih aktov, ki določajo roke hrambe dokumentacije (stanje leta 2000).
Glede obravnavanja elektronskih oblik dokumentov pa si je mogoče pridobiti osnovne informacije v publikaciji z naslovom ELEKTRONSKI dokumenti : priročnik za arhiviste , ki jo je izdal Mednarodni arhivski svet, Komite za dokumente v elektronskem okolju, za prevod v slovenski jezik pa so poskrbeli v Arhivu Republike Slovenije.
