Poslanstvo SJAS in sistema e-ARH.si kot njenega integralnega dela je vrednotenje, pridobivanje, strokovna obdelava, ohranjanje in omogočanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediščine Republike Slovenije v elektronski obliki. Z uresničitvijo vizije, da bo vsem zainteresiranim uporabnikom omogočen dostop s kateregakoli mesta do najboljših e-rešitev z namenom ohranjanja in uporabe eAG, želi SJAS z vzpostavitvijo e-ARH.si postati ena vodilnih institucij na področju inovacij e-arhiviranja v Republiki Sloveniji, na območju EU in jugovzhodne Evrope.
Samozavesten, zanesljiv in stroškovno učinkovit nadaljnji razvoj e-ARH.si temelji na podlagi strokovnih spoznanj, pridobljenega znanja in najboljših praks na področju dolgoročnega ohranjanja eAG. Izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si do leta 2020 predstavljajo obstoječe pomanjkljivosti dosedanjih rešitev kot tudi načrt razvoja novih rešitev, ki jih zaradi pomanjkanja finančnih sredstev ni bilo mogoče do sedaj realizirati.
Uvrstitev projekta e-ARH.si v Operativni program za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020 še ni zagotovila njegove avtomatske finančne podpore. Zato je Arhiv RS veliko napora vložil v pripravo vloge za pridobitev odločitve tudi o finančni podpori in v začetku avgusta 2016 to tudi pridobil, in sicer v višini 4 mio EUR (80% EU, 20% Slo). S pridobljenimi finančnimi sredstvi bo mogoče v obdobju do leta 2020 pristopiti k uresničevanju strateških ciljev e-ARH.si skupaj z ukrepi za njihovo uresničevanje kot so zapisani v Strategiji razvoja in njenega izvedbenega načrta e-ARH.si za obdobje 2016 - 2020.
Namen projekta je nadaljevati z razvojem dosedanjih in dodatnih storitev s področja e-arhiviranja, ki se nanašajo na prevzem, hrambo in zagotavljanje nadaljnje uporabe eAG vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti ter s tem vzpostaviti varen, dolgoročen, centraliziran, standardiziran in zaupanja vreden sistem e-ARH.si v neposrednem upravljanju SJAS.
Vloge v projektu e-ARH.si so hierarhično organizirane na naslednji način:
Predstojnik projekta: minister, pristojen za arhive
Projektni svet:
- vodja projektnega sveta: direktor Arhiva RS
- člani projektnega sveta
- predstavnik regionalnih arhivov
- predstavnik MK
Projektna skupina:
- vodja projektne skupine: vodja Sektorja za e-arhiv in računalniško podporo v Arhivu RS
- člani projektne skupine: predstavniki regionalnih arhivov, Arhiva RS in ustvarjalcev
Uporabniška skupina:
- vodja uporabniške skupine: predstavnik izbranega ministrstva
- člani uporabniške skupine: predstavniki resornih ministrstev
Projektna pisarna: izbrana preko javnega naročila.
Za operativno izvedbo projekta je vzpostavljena projektna skupina, ki je razdeljena v osem delovnih podskupin t.i. kompetenčnih centrov (v nadaljevanju KC), ki imajo z operativnim planom projekta e-ARH.si ESS 2016 - 2020 točno določene, vsebinsko zaokrožene naloge in pričakovane rezultate za čas trajanja projekta:
- Krovni KC - Koordinacija KC
- KC 1 - Upravljanje e-arhivskega gradiva (eAG) pri ustvarjalcih in izročitev
- KC 2 - Zagotavljanje dolgoročne hrambe eAG v e-ARH.si
- KC 3 - Standardizacija arhivskega strokovnega dela
- KC 4 - Upravljanje z dostopi do eAG
- KC 5 - Center za digitalizacijo
- KC 6 - Digitalni filmski arhiv
- KC 7 - Mednarodno sodelovanje, promocija in usposabljanje
Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, v vlogi organa upravljanja, je Arhivu RS izdala odločitev o podpori za projekt e-ARH.si za obdobje 2016-2020 in mu s tem podelila status upravičenca za koriščenje finančnih sredstev iz Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014 -2020.
Ker pa na podlagi 53. in 55. člena ZVDAGA opravljajo tako Arhiv RS kot regionalni arhivi dejavnost javne arhivske službe, katere glavna naloga je varovanje javnega arhivskega gradiva v okviru svoje stvarne in krajevne pristojnosti na podlagi 55. člena ZVDAGA in ker je razvoj sistema e-ARH.si za javno arhivsko gradivo skupni cilj javne arhivske službe12 ter v javnem interesu Republike Slovenije, so v KC poleg zaposlenih v Arhivu RS vključeni tudi zaposleni iz regionalnih arhivov, ki imajo status zunanjega izvajalca na podlagi šestega odstavka 28. člena Zakona o javnem naročanju.
Naloge in pričakovani rezultati KC izhajajo iz strateških in operativnih ciljev nadaljnjega razvoja e-ARH.si ter predstavljajo organizacijsko, tehnično in strokovno (arhivistično) zaokrožene celote.
